Hääkuvaussopimus

Kaikki mitä on hyvä olla hääkuvaussopimuksessa

Tämä postaus on hyödyllinen sekä hääpareille, jotka etsivät sopivaa kuvaajaa että itse valokuvaajille. Etenkin jos olet aloitteleva hääkuvaaja ja pohdit, mitä kaikkea sinun tulisi sisällyttää hääkuvaussopimukseen, tästä postauksesta on varmasti hyötyä. Ja toisaalta tämän postauksen avulla hääpari saa kerättyä itselle tiedon siitä, millainen on hyvä ja kattava hääkuvaussopimus ja ymmärtää samalla, miksi se on tärkeä tehdä. Tässä on hyvä "check list" hääpareille, jotka eivät tiedä, mitä kaikkea on hyvä tarkistaa valokuvaajan hääkuvaussopimuksesta. Olen tarkistuttanut tämän sopimuspohjan oikeustieteiden opiskelijalla ja hänen palautteen perusteella luotan sopimuksen toimivuuteen ja pätevyyteen. Huomionarvoista on se, että ei ole olemassa virallista lain velvoittamaa sopimuspohjaa, jota hääkuvauksissa olisi aivan pakko noudattaa. Kyse on hääparin ja valokuvaajan välisestä yhteisestä sopimuksesta. Nämä ovat siis suosituksia.

Hääkuvaussopimuksen runko

1 Sopimuksen osapuolet, kuvauspaikka ja kuvausaika, hinta

2 Toimitettavat asiat

3 Kuvaajan ruokailu ja kuvaajan tauot

4 Maksu

5 Kuvien tekijänoikeudet ja julkaisulupa

6 Kuvaustyyli, laitteisto ja kuvien mahdollinen tuhoutuminen

7 Sopimuksen purkaminen

8 Sovellettava laki ja erimielisyyden ratkaiseminen

9 Lisätietoja

10 Allekirjoitus

Sanallinen kuvaus kaikista sopimuskohdista

1 Sopimuksen osapuolet, kuvauspaikka ja kuvausaika, hinta

• Tämä on äärimmäisen tärkeä kohta kirjata sopimukseen. Tässä on sopimuksen tärkeimmät perusteet: ketkä osapuolet sopimukseen sitoutuvat ja mikä on sovittu asia (missä kuvataan, milloin, kauanko kuvaus kestää ja mitä kokonaisuus maksaa matkakuluineen kaikkineen).

2 Toimitettavat asiat

• Tähän kohtaan kirjataan tarkemmat tiedot toimitettavista asioista. Esimerkiksi omassa sopimuspohjassa kerron hääpotrettien kohdalla koevedosten toimittamiseen liittyvät asiat ja yksityiskohtaisesti kerron, kuinka kuvien toimitus lopulta tapahtuu. Tärkeintä tässä kohdassa on määritellä vähimmäismäärä toimitettavia kuvia, niiden toimitustapa ja toimitusaika.

3 Kuvaajan ruokailu ja kuvaajan tauot

• Minulla tämä kohta tulee sopimukseen vain mikäli kuvausaika on pidempi kuin 4 tuntia. Tämän jälkeen itse henkilökohtaisesti tarvitsen vähintään ruokatauon ja oikeastaan aina asiakkaani ovat laittaneet minulle istumapaikan hääjuhlaan ja minulla on ollut lupa syödä samalla tavalla kuin vieraillakin. Tämä on kuitenkin hyvä sopia aina yhdessä, sillä jotkut hääparit eivät tarjoa ruokailua kuvaajalle eikä välttämättä ole nimikoitua istumapaikkaa (en itse ole koskaan kohdannut tällaista tilannetta, mutta on mahdollinen kuitenkin). Tällöin on hyvä tietää, missä voit taukosi pitää. On myös olemassa sellaisia kuvaajia, jotka itse haluavat pitää taukonsa ja ruokailun sivussa, jotta saa aidosti rauhoitetun tilanteen itselleen.

4 Maksu

• Sopimuksessa on syytä lukea, kuinka maksu suoritetaan. Esimerkiksi itselläni on käytössä varausmaksu, jonka lähetän asiakkaalle suunnittelupalaverin ja hääkuvaussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Vasta kun kyseinen varausmaksu on maksettu, olen täysin sitoutunut tulemaan hääkuvaajaksi sovittuna päivänä. En itse tietenkään suunnittele samanaikaisesti buukkauksia samalle päivälle, mutta jos varausmaksua ei suoriteta ajallaan (tai perustellusti hieman myöhässä), tulkitsen varauksen peruuntuneeksi. Varausmaksun suuruus riippuu kuvaajan omista käytännöistä. Itse olen käyttänyt summana 25% kokonaishinnasta, ja tietenkin tämä huomioidaan loppulaskussa. Tässä sopimuskohdassa on hyvä mainita myös loput maksukäytännöt. Mikäli olette sopineet osamaksusta, tähän on hyvä kirjata maksuerät ja niiden eräpäivät. Itse tarjoan mahdollisuutta maksaa hääkuvaus 4 erässä. Minulla on kuitenkin sopimuksessa maininta, että valmiin kuvagallerian toimitusehtona on, että koko hääkuvauksen hinta on maksettu. Mikäli osamaksusta ei ole sovittu erikseen, lähetän loppulaskun heti häiden jälkeen.

5 Kuvien tekijänoikeudet ja julkaisulupa

• Tämä on tärkeä sopimuskohta, sillä tässä määritellään millaiset oikeudet asiakas saa kuviin ja että tekijänoikeudet säilyvät kuvaajalla. Lisäksi tässä kohtaa käydään kirjallisesti läpi, antaako asiakas lupaa kuvien käyttöön valokuvausyrityksen markkinoinnissa mm. portfoliossa, nettisivuilla ja somessa sekä kuvakilpailuissa.

6 Kuvaustyyli, laitteisto ja kuvien mahdollinen tuhoutuminen

• Tärkeimmät asiat: korvausvelvollisuus ja varmuuskopiointivelvollisuus. Itse olen kirjannut, että jos jostain ihmeen syystä kuvat tuhoutuvat (huolimatta kaikista varotoimenpiteistä ja ennakoinnista), olen korvausvelvollinen vain maksetun summan verran. Minä säilytän asiakkaan kuvista varmuuskopiot 6kk ajan, eli jos jostakin syystä hääkuvat hukkuvat asiakkaalta, minulta ne voi saada uudemman kerran 6kk sisällä häistä. Tässä kohdassa itse myös mainitsen, että asiakkaalla ei ole oikeutta saada raakatiedostoja, vaan kuvat toimitetaan JPG-formaatissa.

7 Sopimuksen purkaminen

• Purkamisaika, ehdot, velvoittavuudet. Tässä kohdassa kuvaajalla on täysi oikeus määritellä sopimuksen purkamiseen liittyviä seikkoja. Esimerkiksi itse käytän 30 vuorokauden purkuaikaa. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli hääpari peruu aiemmin kuin 30vrk ennen hääpäivää, varausmaksua ei makseta takaisin, mutta hääpari ei ole korvausvelvollinen muutoin. Mikäli peruminen tapahtuu myöhemmin kuin 30vrk ennen hääpäivää, varausmaksua ei palauteta ja lisäksi hääparin tulee maksaa 25% kokonaishinnasta. Tämä kohta on sopimuksessani näin, koska hääkuvaajana olen kieltäytynyt muista tarjotuista kuvauskeikoista ja noin lyhyellä varoajalla en välttämättä saa vastaavanlaista työtarjousta etenkin kun hääkuvaajat varataan usein hyvin ajoissa. Vastavuoroisesti sitoudun itse myös etsimään itselleni tuuraajan, mikäli joudun perumaan itse liian lähellä hääpäivää. Ideana on se, että turvataan molempien osapuolien oikeudet ja sovitaan kirjallisesti hyvän tavan mukaisista toimintamalleista.

8 Sovellettava laki ja erimielisyyden ratkaiseminen, 9 Lisätietoja, 10 Allekirjoitus

• Näissä kohdissa käydään läpi hyvin yksikertaiset asiat. 8 kohdassa kerrotaan, että noudatetaan Suomen lakia ja erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sovittelemalla. 9 kohdassa mainitaan, että kaikki sitouttavat asiat täytyy kirjata kirjalliseen sopimukseen. Esimerkiksi jos hääpari antaa valituksen kuvien toimituksen jälkeen, että "Olemme tyytymättömiä kuviin, et ollut kuvannut meidän rakasta ystävää vihkitilaisuudessa, vaadimme korvausta tämän virheen vuoksi", en olisi velvoitettu korvaamaan mitään, mikäli hääpari ei olisi itse etukäteen vaatinut tällaista kuvaa otettavaksi. Jos on jokin tällainen todella tarkkarajainen ehdoton toive kuvien sisältöön liittyen, se on hyvä kirjata sopimukseen. Minä toki valokuvaajana kysyn paljon tarkentavia kysymyksiä suunnittelupalaverissa, joten ei tarvitse huolehtia siitä, että täytyisi osata sanoa joka ikinen asia itse. 10 kohdassa kaikki sopimuksen osapuolet allekirjoittavat sopimuksen ja sitoutuvat noudattamaan sitä (sis. aika, paikka, allekirjoitukset ja nimenselvennökset).

Kuvittele, että näistä asioista EI olisi mustaa valkoisella

Hääpari, kuvitelkaa hetki, ettei teillä olisi kirjallista hääkuvaussopimusta. Mitä tekisitte, jos valokuvaaja viime hetkellä ilmoittaa, ettei pääsekään kuvaamaan häitänne? Näitä tapauksia on tullut paljon vastaan Facebook-hääryhmissä, kuvaaja on vain feidannut. Mitä tekisitte, jos valokuvaaja ei koskaan toimittaisikaan kuvia hääpäivästänne? Tällaisiakin tapauksia on osunut joidenkin hääparien kohdalle. Mitä tekisitte, jos valokuvaaja vaikuttaa ammattitaitoiselta, on mukava tyyppi, mutta kuvaa häänne yhdelle kameralle yhdelle muistikortille ja tuleekin laiterikko ja kaikki kuvat tuhoutuvat?

Entäpä sinä valokuvaaja. Mitä tekisit, kun olisit toimittanut koko päivän hääkuvauksesta upean kuvagallerian ja olet ajatellut, että laskuttaa saa vasta sen jälkeen ja sitten asiakas ei maksakaan koskaan laskuaan? Mitä tekisit, kun olette suullisesti sopineet, että saat julkaista kuvia portfoliossa ja somessa, ja kun teet niin, sinulle tuleekin vihainen viesti asiakkaalta, jossa hän kertoo järkyttyneensä nähdessään hääkuviaan somessasi? Entä miltä tuntuisi, kun olisit buukannut kesäsi täyteen hääkuvauksia ja vastannut monelle "ei pysty, päivä varattu" ja sitten viime hetkellä hääpari päättää perua sinun varaamisen esimerkiksi budjettisyistä?

Eikö olisikin kaikkien osapuolien kannalta järkevää ja turvallista sopia kaikkia tärkeät asiat kirjallisesti, jotta jos tuleekin jotain ongelmia, on olemassa virallinen sopimus, jonka perusteella voi tarvittaessa tehdä vaikka rikosilmoituksen? Olisi. Siksi tein tämän postauksen. Hääkuvaussopimuksen uupuminen on hälyttävä merkki kuvaajan ammattitaidottomuudesta tai erikoisesta riskinottamisen halusta. Ei kannata myöskään häpeillä sopimusasioiden nostamista pöydälle, se kuuluu ammattilaisten peruskäytäntöihin. En keksi yhtäkään syytä, miksi hääpari ei haluaisi hääkuvaussopimusta. Hääkuvaaja, mikäli haluat avaimet käteen tyylillä itsellesi käyttöön minun hääkuvaussopimuspohjan (sis. kaikki valmiit tekstiosuudet), voit ostaa ja ladata sen verkkokaupastani 20 eurolla: https://holvi.com/shop/-maaritar-valokuvaajatar/product/ed36fc948ae965cf534879ba934d777d/.

Toivottavasti tästä postauksesta oli hyötyä. Jos olet alan ammattilainen ja huomaat jotain puutteita tässä postauksessa, otan mieluusti kollegiaalista palautetta vastaan :).

Sydämellisin terveisin

Valokuvaajatar / Maarit Pasanen